Executive Assistant / Office & Finance Manager (m/w/d)

Unser Kunde ist ein innovatives Unternehmen, das sich auf die Entwicklung und Produktion von nachhaltigen Modeaccessoires spezialisiert hat. Zur Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir eine strukturierte und engagierte Assistenz in Teilzeit, die eine zentrale Rolle im Office Management, in der vorbereitenden Buchhaltung und im Executive Support einnimmt. In dieser Position sind Sie die organisatorische Schaltstelle und tragen dazu bei, dass alle Prozesse reibungslos ablaufen. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen und sind für die Verwaltung von E-Mails, Kalendern und Kommunikationskanälen verantwortlich. Ihre Aufgaben umfassen die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, die Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien sowie die Pflege von Inventarlisten. Darüber hinaus sind Sie für die vorbereitende Buchhaltung zuständig, was das Prüfen und Erfassen von Belegen sowie die Abstimmung mit Steuerberatern und Behörden umfasst. In der Rolle der Executive Assistance sind Sie auch für die Terminvereinbarungen und das Aufgabenmanagement verantwortlich. Diese Position erfordert eine hohe Entscheidungsstärke und Verlässlichkeit, da Sie die Schnittstelle zwischen internen und externen Partnern sind. Sie haben die Möglichkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten, das Raum für persönliche Entfaltung und Entwicklung bietet.

Der ideale Kandidat bringt eine abgeschlossene Ausbildung als Steuerfachangestellte:r, Bilanzbuchhalter:in oder eine kaufmännische Ausbildung mit einem starken Finance-Fokus mit. Ein abgeschlossenes Studium in verwandten Bereichen ist ebenfalls von Vorteil. Sie sollten über Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung verfügen und sicher im Umgang mit Behörden, Steuerberatern und Banken sein. Ihre Arbeitsweise ist extrem strukturiert, zuverlässig und diskret. Sie zeigen hohe Eigenverantwortung und denken proaktiv. Zudem sind Sie lösungsorientiert und haben Interesse an digitalen Tools und E-Commerce. Sehr gute E-Mail- und Kalenderorganisation sowie die Offenheit für neue Software und Automatisierungen sind ebenfalls erforderlich. Persönlich zeichnen Sie sich durch ein hohes Verantwortungsbewusstsein, klare Kommunikation und Belastbarkeit aus. Vertrauen ist für Sie eine Selbstverständlichkeit.