Executive Assistant zur Geschäftsführung (m/w/d)

Unser Kunde ist ein innovatives Unternehmen im Bereich Business Intelligence, das sich in einem spannenden Transformationsprozess befindet. Die Rolle des Executive Assistant zur Geschäftsführung ist von zentraler Bedeutung und erfordert eine hohe operative Effizienz sowie die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten. In dieser Position sind Sie der Schlüssel zu reibungslosen Abläufen und tragen maßgeblich zur Unterstützung der beiden Geschäftsführer bei. Ihre Hauptaufgaben umfassen die Organisation und Verwaltung von Office- und Finance-Themen sowie die Übernahme administrativer Aufgaben, die sowohl geschäftliche als auch persönliche Aspekte der Geschäftsführer umfassen. Sie sind verantwortlich für die Erstellung von Rechnungen, die Vorbereitung der Buchhaltung und das Budgettracking. Zudem kümmern Sie sich um die IT-Administration, die Lizenzverwaltung und die HR-Organisation. Die Rolle erfordert eine enge Zusammenarbeit mit dem Team und die Organisation von quartalsweisen Office Weeks. Wenn Sie Freude daran haben, Verantwortung zu übernehmen und Strukturen zu schaffen, werden Sie sich in diesem Umfeld schnell wohlfühlen. Die Unternehmenskultur fördert eine moderne Arbeitsweise und bietet Ihnen die Möglichkeit, sich in einem wachsenden Unternehmen weiterzuentwickeln.

Der ideale Kandidat bringt mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Office Manager oder in einer operativen Assistenz mit. Eine starke Kompetenz in Finance-Administration und vorbereitender Buchhaltung ist unerlässlich. Sie sollten über ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten, Zuverlässigkeit und Genauigkeit verfügen. Diskretion ist in dieser Rolle von höchster Bedeutung. Fließende Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch sind erforderlich. Zudem sollten Sie sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 und modernen Tools sowie eine Affinität zu KI-Tools mitbringen. Hohe Stressresistenz und die Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld zu agieren, sind ebenfalls wichtig. Ein „Company-First Mindset“ ist wünschenswert, ebenso wie Erfahrung in wachsenden oder transformierenden Organisationen. Idealerweise haben Sie auch Kenntnisse in der Automatisierung von Prozessen oder deren Effizienzsteigerung.