Office Manager inkl. Backofficetätigkeit (m/w/d)

In der Rolle als Office Manager:in in Vollzeit (40 Stunden pro Woche) sind Sie für die optimale Organisation des Büros verantwortlich. Ihr Arbeitsplatz befindet sich in einem modernen Büro in Berlin, wo Sie dafür sorgen, dass alle Abläufe reibungslos funktionieren. Sie übernehmen klassische Officemanager-Aufgaben und unterstützen gleichzeitig das Team in den Bereichen Transactionmanagement, Assetmanagement und Vertrieb. Zu Ihren täglichen Aufgaben gehören die Verwaltung der Büroabläufe, einschließlich der Terminkoordination, Reiseplanung, Postverwaltung sowie der Vor- und Nachbereitung von Meetings. Darüber hinaus sind Sie für die Materialverwaltung und Rechnungsprüfung zuständig. Sie kommunizieren mit Hausverwaltungen und Facility-Dienstleistern und betreuen internationale Investoren während Besichtigungsterminen. In der Kommunikation mit der Zentrale in London fungieren Sie als Schnittstelle und sind der erste Ansprechpartner für Kunden und externe Partner. Ihre Aufgaben umfassen auch die Datenpflege in unternehmenseigenen Systemen sowie die Erstellung von Reports für verschiedene Teams. Sie arbeiten in einem dynamischen, unternehmerischen Umfeld, in dem Sie großen Gestaltungsspielraum haben und aktiv zur Weiterentwicklung des Unternehmens beitragen können.

Der ideale Kandidat bringt eine ausgeprägte Organisationsfähigkeit mit und hat bereits Berufserfahrung als Office Manager:in gesammelt, idealerweise im Bereich Real Estate. Sie sollten mit den internen Funktionen der Administration, des Rechnungswesens und der IT-Administration vertraut sein und bereits Aufgaben in diesen Bereichen übernommen haben. Ein sicherer Umgang mit Software wie Microsoft Office, Power BI und Teams wird vorausgesetzt. Ihre Englischkenntnisse sollten auf muttersprachlichem Niveau sein, um effektiv in der Kommunikation mit internationalen Partnern und Kunden agieren zu können. Persönlich zeichnen Sie sich durch Proaktivität, Zuverlässigkeit und eine direkte Kommunikation auf Augenhöhe aus. Ein hohes Maß an Engagement und die Fähigkeit, sowohl im Team als auch eigenverantwortlich zu arbeiten, sind ebenfalls wichtig.