Office & Operations Assistant (m/w/d)

Unser Kunde ist ein dynamisches und wachsendes Unternehmen, das sich auf innovative Getränke und Warenautomaten spezialisiert hat. Zur Unterstützung des Teams suchen wir eine engagierte Office-Allrounder:in, die die Bereiche Buchhaltung, Verwaltung und Logistikkoordination mit viel Struktur und Eigeninitiative übernimmt. In dieser Rolle arbeiten Sie eng mit den Gründern zusammen und tragen Verantwortung für wichtige Aufgaben. Zu Ihren täglichen Tätigkeiten gehört die vorbereitende Buchhaltung, bei der Sie Eingangsrechnungen und Belege sammeln, prüfen und strukturiert für den Steuerberater aufbereiten. Zudem sind Sie für das Schreiben von Rechnungen, den Abgleich von Zahlungseingängen sowie das Mahnwesen zuständig. Auch die Verwaltung des Büros, die Organisation von Terminen sowie die allgemeine Büroorganisation fallen in Ihren Aufgabenbereich. Des Weiteren koordinieren Sie die Logistik für die Warenautomaten, buchen Speditionen, planen Liefertermine und erstellen Versandunterlagen. Sie pflegen Produkt- und Kundendaten in verschiedenen Systemen und dokumentieren Prozesse durch Checklisten und SOPs. Das Unternehmen bietet Ihnen ein modernes Arbeitsumfeld, in dem Sie mit digitalen Tools und KI-gestützten Prozessen arbeiten. Nach einer Einarbeitungszeit ist eine hybride Arbeitsweise möglich, die Ihnen Flexibilität bietet. Sie werden Teil eines kleinen, engagierten Teams, das durch flache Hierarchien und offene Kommunikation geprägt ist. Das Unternehmen fördert aktiv Ihre persönliche und fachliche Weiterentwicklung und bietet Ihnen die Möglichkeit, schnell Verantwortung zu übernehmen.

Der ideale Kandidat bringt eine Ausbildung oder Berufserfahrung im Büro- oder Verwaltungsumfeld mit, beispielsweise im Büromanagement oder in der Assistenz. Praktische Erfahrungen in der Rechnungsstellung, im Zahlungsabgleich und im Mahnwesen sind erforderlich. Ein sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel) ist notwendig, ebenso wie Erfahrung im Umgang mit KI-Tools. Sehr gute Deutschkenntnisse auf C1-Niveau sind ein Muss, da eine freundliche Kommunikation am Telefon erwartet wird. Persönliche Eigenschaften wie Struktur, Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit sind für diese Position von großer Bedeutung. Wünschenswert sind zudem Kenntnisse im Umgang mit DATEV-Workflows oder vergleichbaren Tools sowie Erfahrungen in der Pflege von CRM-Systemen und ein Grundverständnis für das Shopify-Backend. Der Besitz eines Führerscheins der Klasse B ist ebenfalls erforderlich.