Teamassistenz WEG-Verwaltung (w/m/d)

Unser Kunde ist ein inhabergeführtes, mittelständisches Unternehmen mit Sitz in der Region und hat sich auf die Verwaltung, Entwicklung und Bewirtschaftung von Wohn- und Gewerbeimmobilien spezialisiert. Zur Verstärkung des Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Teamassistenz zur Unterstützung der WEG-Verwaltung. In dieser Rolle sind Sie maßgeblich an der kaufmännischen, technischen und organisatorischen Betreuung der Wohnungseigentümergemeinschaften beteiligt. Ihre Aufgaben umfassen die Vorbereitung und Nachbereitung von Eigentümerversammlungen sowie die organisatorische Unterstützung der WEG-Verwalter. Sie setzen Beschlüsse um und verfolgen diese in enger Zusammenarbeit mit der Teamleitung. Zudem sind Sie verantwortlich für die telefonische und schriftliche Korrespondenz mit Eigentümern, Verwaltungsbeiräten, Dienstleistern und Handwerkern. Ein weiterer Teil Ihrer Tätigkeit besteht in der Einholung von Angeboten sowie der Koordination und Nachverfolgung von Handwerker- und Dienstleisterterminen. Sie unterstützen auch bei Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen und führen Rechnungsprüfungen in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung durch. Darüber hinaus pflegen Sie Stammdaten und Dokumente in der Hausverwaltungssoftware und übernehmen allgemeine administrative Aufgaben im Tagesgeschäft. Das Arbeitsumfeld ist geprägt von einem jungen, engagierten Team, das eine familiäre Atmosphäre bietet und Raum für eigene Ideen und aktive Mitgestaltung lässt.

Der ideale Kandidat bringt eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit, beispielsweise als Immobilienkaufmann/-frau oder Bürokaufmann/-frau. Erfahrung im Bereich Immobilien- oder WEG-Verwaltung ist von Vorteil. Gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte Arbeitsweise sind unerlässlich. Ein freundliches, serviceorientiertes Auftreten und Kommunikationsstärke sind wichtig, um erfolgreich in dieser Position zu agieren. Zudem sollten Sie eine selbstständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise mitbringen. Der sichere Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen ist erforderlich, und Erfahrung mit Hausverwaltungssoftware, wie beispielsweise Hausbank VS3, wäre wünschenswert. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind notwendig. Teamfähigkeit ist eine weitere wichtige Eigenschaft, die Sie in diese Rolle einbringen sollten.