Warum die Time to Hire für IT-Teams 2025 entscheidend ist
Der Kampf um qualifizierte IT-Fachkräfte bleibt in Deutschland intensiv. Insbesondere bei der Suche nach Spezialisten wie Softwareentwicklern, DevOps-Experten oder Data Engineers stehen Unternehmen im direkten Wettbewerb miteinander. Hinzu kommt ein hoher Zeitdruck: Gefragte Kandidat:innen sind oft innerhalb weniger Tage oder Wochen gebunden. Hier setzt das Konzept der Time to Hire an – es erfasst, wie effizient eine Organisation eine offene Position vom Erstkontakt bis zur Vertragszusage besetzen kann.
Im Jahr 2025 verändern sich die Prozesse im IT-Recruiting deutlich. Datengestützte Entscheidungen und steigende Erwartungen an Transparenz, schnelle Kommunikation und eine reibungslose Candidate Journey prägen das Geschehen. Wer in diesen Punkten nicht Schritt hält, sieht sich mit einer sinkenden Erfolgsquote im Recruiting konfrontiert. Zeitverzögerungen führen dazu, dass Top-Kandidaten von anderen Arbeitgebern gewonnen werden – insbesondere in technologiegetriebenen Branchen.
Wie lässt sich eine realistische Time to Hire für IT-Teams definieren? Und welche Strategien und Methoden haben sich bewährt, um den Prozess zu beschleunigen, ohne die Qualität der Auswahl zu gefährden? Im Folgenden werden aktuelle Benchmarks, wirksame Herangehensweisen und Praxisbeispiele speziell für den deutschen IT-Arbeitsmarkt 2025 vorgestellt.
Was versteht man unter Time to Hire genau?
Time to Hire misst die Dauer zwischen der Veröffentlichung einer Vakanz und der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags durch eine Bewerberin oder einen Bewerber. Einige Unternehmen rechnen bereits ab der Meldung des Personalbedarfs durch die Fachabteilung. Gerade in dynamischen Tech-Teams entstehen Bedarfe oft kurzfristig, wodurch eine flexible und zügige Besetzung zur Notwendigkeit wird.
Verschiedene Faktoren beeinflussen die Time to Hire maßgeblich:
- Quantität und Qualität der eingehenden Bewerbungen
- Reibungslose Zusammenarbeit zwischen Personalabteilung und Fachbereichen
- Anzahl und Aufbau der Interviewrunden
- Geschwindigkeit bei Feedback und Finalisierung der Auswahl
- Regionale Besonderheiten und geteilte Ressourcen innerhalb von Unternehmensstrukturen, etwa bei Shared Services
Insbesondere im IT-Bereich gilt: Ein zügiger Erstkontakt nach Eingang der Bewerbung gilt als Ausdruck professionellen Recruitings. Ebenso ist die Zeit bis zur Einladung zum ersten Interview ein zentrales Signal an die Kandidat:innen und trägt entscheidend zur Wahrnehmung der Arbeitgebermarke bei.
Aktuelle Benchmarks für Time to Hire im IT-Sektor DE (2025)
Laut aktuellen Analysen bewegt sich die durchschnittliche Time to Hire für IT-Positionen in Deutschland Anfang 2025 zwischen 25 und 38 Tagen, abhängig von Spezialisierung und Erfahrungsniveau. Beispielsweise liegt der Median für Softwareentwickler:innen landesweit bei rund 30 Tagen; bei Data Scientists oder KI-Expert:innen kann der Prozess bis zu 45 Tage dauern. Grundlegendere IT-Rollen wie Support oder Webdesign werden oftmals binnen weniger als 20 Tagen besetzt.
Überblick über aktuelle Durchschnittswerte in Deutschland (2025):
- Softwareentwickler: 28-32 Tage
- DevOps/Cloud Engineers: 33-37 Tage
- Data Scientists: 38-44 Tage
- IT-Support: 16-22 Tage
Die Time to Hire unterscheidet sich zudem je nach Unternehmensgröße deutlich: Startups mit schlanken Prozessen erzielen zum Teil Werte unter 20 Tagen, mittelständische Unternehmen benötigen im Schnitt vier bis sechs Wochen. Großkonzerne müssen angesichts komplexer Freigabeverfahren und Compliance-Anforderungen häufig mit mehr als 40 Tagen kalkulieren.
Ein Trend, der sich abzeichnet: Remote-Positionen können mitunter schneller besetzt werden, da der Kreis potenzieller Kandidat:innen deutlich erweitert wird und digitale Bewerbungsprozesse effiziente Abläufe ermöglichen. Dagegen dauert es bei hybriden oder ausschließlich standortgebundenen Rollen länger, die passenden Fachleute zu finden.
Best Practices aus der Praxis: Time to Hire verkürzen
Was zeichnet Unternehmen aus, die besonders schnell und gleichzeitig fundiert rekrutieren? Erfolgreiche Verkürzungen der Time to Hire basieren auf einer durchdachten Optimierung des gesamten Bewerbungsablaufs – punktuelle Beschleunigung einzelner Schritte reicht meist nicht aus.
- Präzise Stellenprofile: Klare und detaillierte Anforderungen im Stellenangebot helfen, gezielt geeignete Bewerber:innen anzusprechen und verkürzen das Vorscreening.
- Digitalisierte Sourcing-Prozesse: Aktuell eingesetzte Bewerbermanagementsysteme (etwa Greenhouse oder Lever) sowie KI-gestütztes Matching automatisieren Routinearbeiten und reduzieren zeitintensive manuelle Aufgaben.
- Asynchrone Interviewverfahren: Video-Interviews und Online-Assessments geben Kandidat:innen Flexibilität in der Terminwahl und beschleunigen das Auswahlverfahren.
- Schnelle und koordinierte Kommunikation: Automatisierte Status-Updates und klar geregelte Feedback-Deadlines insbesondere bei mehreren Entscheidern helfen, Abbrüche im Prozess zu vermeiden.
Praxisbeispiel Berlin: Ein SaaS-Unternehmen optimierte den Recruiting-Prozess für Senior-Entwickler:innen, indem technische Assessments digital vorangestellt und verbindliche Feedback-Termine in den Fachabteilungen eingeführt wurden. Das Ergebnis: Die durchschnittliche Time to Hire wurde von 35 auf 19 Tage reduziert – verbunden mit lückenlos dokumentierten Abläufen, was sich auch in Audits positiv bemerkbar machte.
Ein weiteres Beispiel liefert ein Münchner IT-Dienstleister: Übergreifende Hiring-Teams, die frühzeitig Personal und Fachabteilungen einbinden, führten zu schnelleren Entscheidungen und einer Time to Hire von unter 22 Tagen – trotz anspruchsvoller Compliance-Vorgaben. Spezifische Schlüsselpositionen wie Cloud-Architekten wurden zusätzlich durch einen „Hire-to-Train“-Ansatz besetzt: Bei moderater Qualifikationslücke erfolgte die gezielte Weiterqualifizierung unternehmensintern.
Typische Fallstricke im IT-Recruiting vermeiden
Signifikante Verzögerungen entstehen häufig weniger durch Bewerbermangel als durch interne Hürden: heterogene Prozesse, überbordende Bürokratie und fehlende Transparenz. Im IT-Recruiting 2025 werden folgende Problembereiche sichtbar:
- Schleppende Kommunikation: Lässt das Feedback auf sich warten oder erhält der Prozess keine klare Priorisierung durch die Fachabteilung, verlieren Unternehmen qualifizierte Kandidat:innen. Studien wie von LinkedIn zeigen, dass mehr als 40 Prozent der IT-Bewerber:innen nach zwei Wochen ohne Rückmeldung abspringen.
- Anwendungsseitige Insellösungen: Fehlende Integration zwischen Bewerbermanagementsystemen, Kalendern und Interviewplattformen sorgt häufig für Verzögerungen und Organisationsprobleme.
- Unangepasste Standardprozesse: Werden Bewerbungsverfahren aus anderen Unternehmensbereichen unreflektiert übernommen, wirkt das Recruiting intransparent und wenig ansprechend; branchenspezifische Assessments wie Code Challenges bieten hingegen einen klaren Mehrwert.
- Zahlreiche Interviewstufen: Ein Übermaß an Auswahlrunden führt zu längeren Laufzeiten – darunter leidet die Erfolgsquote insbesondere bei Fachkräften mit mehreren parallelen Angeboten.
Ein bewährter Ansatz: Eine sauber umgesetzte API-Integration zwischen HR-Tools wie Personio, Workday oder Greenhouse beschleunigt die gesamte Prozesskette. Beispiel für eine einfache API-Anbindung zur Übertragung von Bewerberdaten und Koordination von Interviewterminen:
// Python: Bewerberdaten aus ATS abrufen
import requests
response = requests.get(
'https://api.greenhouse.io/v1/candidates',
headers={'Authorization': 'Bearer '}
)
candidates = response.json()
for candidate in candidates['data']:
print(candidate['name'], candidate['stage'])
Die Integration solcher Schnittstellen reduziert Verzögerungen, eliminiert redundante Aufgaben und vereinfacht die Zusammenarbeit insbesondere bei international oder remote arbeitenden Teams. Regelmäßige Überprüfung und konsequente Weiterentwicklung der digitalen Tools lohnt sich, um den Prozess schlank zu halten oder gezielt einzelne Schritte auszulagern.
Time to Hire bewusst steuern: Messbarkeit und Datenstrategie
Zielgerichtete Steuerung gelingt nur auf Basis verlässlicher Daten. Recruiting-Teams nutzen vermehrt Dashboards zur kontinuierlichen Analyse von Kennzahlen wie:
- Gesamte Time to Hire, differenziert nach Rolle oder Team
- Time to Interview
- Abbruchraten entlang des Interviewprozesses
- Candidate Net Promoter Score (cNPS)
Eine systematische und vollständige Datenerfassung ist dabei grundlegend. Erst dadurch werden Schwachstellen entlang der Recruiting-Kette sichtbar – etwa überlange Phasen bis zur Angebotsunterbreitung, die oft auf nicht abgestimmte interne Abläufe oder fehlende Entscheider zurückzuführen sind.
Eine bewährte Methode: Monatliche Reviews der langsamen Einstellungen gemeinsam mit den Fachabteilungen. Durch präzise Analyse, etwa ob Verzögerungen im Assessment, durch unerreichbare Interviewpartner:innen oder technologische Hürden entstanden, können Prozesse adaptiv und kontinuierlich verbessert werden.
Strategien für 2025: So bleibt die Time to Hire wettbewerbsfähig
Um sich im Wettbewerb um IT-Talente auch langfristig erfolgreich zu positionieren, sollten Organisationen folgende Maßnahmen umsetzen:
- Aufbau eigener Talentpools: Bereits vor konkretem Personalbedarf potenzielle Kandidat:innen ansprechen und binden
- Flexible Interviewformate: Kombination von asynchronen Assessments, digitalen Vorabgesprächen und gezielten Vor-Ort-Phasen
- Klare Entscheidungswege: Kurzfristige Sprints und verantwortliche Ansprechpartner etablieren, beispielsweise durch wöchentliche Alignment-Meetings
- Starkes Employer Branding: Offenheit bezüglich Zielwerten bei der Time to Hire erhöht das Vertrauen und wird von vielen IT-Fachkräften positiv wahrgenommen
Gerade in den gefragten IT-Bereichen wie Künstliche Intelligenz, DevOps oder Cloud-Native Computing kann die Zusammenarbeit mit spezialisierten Personalberatungen sowie digitalen Recruiting-Plattformen den Zugang zu geeigneten Talenten deutlich beschleunigen. Als weitere Möglichkeit dienen interne Empfehlungsprogramme, in denen Entwickler:innen aktiv am Recruiting neuer Kolleg:innen mitwirken.
Fazit und Ausblick: Time to Hire 2025 – mehr als nur Schnelligkeit
Für das Recruiting im IT-Bereich bildet eine durchdachte Time to Hire 2025 eine solide Grundlage für den Unternehmenserfolg. Es gilt, den Spagat zwischen Prozessgeschwindigkeit und Auswahlqualität zu meistern und stets ein positives Bewerbererlebnis sicherzustellen. Investitionen in Digitalisierung, Automatisierung und die Verbesserung der internen Abstimmungen zahlen sich nachhaltig aus.
Der Trend weist auf kontinuierliche Optimierung durch klare Benchmarks, leistungsstarke Tools und regelmäßige Retrospektiven hin. Wer konsequent an der Weiterentwicklung seines Recruiting-Prozesses arbeitet, sichert nicht nur die eigene Wettbewerbsfähigkeit – sondern legt auch das Fundament, um die zunehmend global ausgerichtete Nachfrage nach IT-Talenten effektiv zu bedienen und langfristig die passenden Expert:innen für das eigene Unternehmen zu gewinnen.
