Assistenz der Geschäftsführung

Das Unternehmen ist ein Aktiv-Reiseveranstalter mit Sitz in Freiburg, der sich auf nachhaltige und individuelle Reisen nach Portugal, Kap Verde und Sao Tome spezialisiert hat. Mit einem engagierten Team von zehn Mitarbeitenden organisiert das Unternehmen seit 15 Jahren erfolgreich Mietwagen-Rundreisen sowie Wanderreisen für Naturliebhaber und Entdecker. Die kleinen, landestypischen Unterkünfte und die engagierten einheimischen Gastgeber:innen sorgen dafür, dass die Reisen zu einem besonderen Erlebnis abseits des Massentourismus werden. In der Rolle der Assistenz der Geschäftsführung sind Sie maßgeblich an der systematischen Planung, Steuerung und Kontrolle aller Reiseleistungen beteiligt. Sie tragen dazu bei, die Zufriedenheit der Kunden zu steigern und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu erhöhen. Zu Ihren Aufgaben gehören die Erstellung regelmäßiger und bedarfsorientierter Berichte in DaVinci und Excel, die Überwachung der wichtigsten Kennzahlen im Qualitätsmanagement sowie die Steuerung relevanter Prozesse entlang der Customer Journey. Zudem unterstützen Sie das Produktmanagement bei der Preisgestaltung und organisieren die Verwaltung touristischer Produkte. Auch im Bereich Finanzadministration sind Sie aktiv, indem Sie Rechnungen prüfen, Zahlungseingänge buchen und das Zahlungs- sowie Forderungsmanagement koordinieren. Als Schnittstelle zu externen Dienstleistern sichern Sie eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit. Sonderprojekte und Sekretariatsaufgaben runden Ihr abwechslungsreiches Aufgabenprofil ab.

Um als Assistenz der Geschäftsführung erfolgreich zu sein, sollten Sie eine kaufmännische Ausbildung oder ein BWL-Studium abgeschlossen haben und bereits Berufserfahrung in den Bereichen Kundenservice, Warenwirtschaft, Finanzadministration oder Buchhaltung mitbringen. Ein ausgeprägtes Zahlenverständnis sowie die Fähigkeit, Finanzdaten und Preismodelle zu analysieren, sind unerlässlich. Sie sollten Erfahrung im Umgang mit kundenorientierten Prozessen, einschließlich Beschwerdemanagement, sowie ein hohes Maß an Servicebewusstsein mitbringen. Der sichere Umgang mit gängigen Softwarelösungen, insbesondere CRM-Systemen und Buchhaltungsprogrammen, sowie fortgeschrittene Kenntnisse in Excel und Reporting-Tools sind ebenfalls erforderlich. Zudem sollten Sie bereits erste Erfahrungen in der Optimierung von Prozessen und im Projektmanagement haben und offen für moderne IT-Lösungen sein. Ihre strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise hilft Ihnen, Prioritäten zu setzen und Fristen einzuhalten. Eine klare und empathische Kommunikation ist für Sie selbstverständlich, sowohl im Team als auch im Kontakt mit Kund:innen und Partnern. Auch in stressigen Situationen bewahren Sie einen kühlen Kopf und handeln konstruktiv und flexibel. Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich. Erfahrungen in der Reisebranche oder Hotellerie sind von Vorteil.