Office Manager

Das Unternehmen sucht einen engagierten Office Manager, der das Team mit organisatorischem Geschick und technischem Know-how unterstützt. In dieser zentralen Rolle sind Sie das Herzstück des Büros und fungieren als erster Kontakt für Anrufer und Besucher. Ihre Aufgaben umfassen das Frontoffice-Management, bei dem Sie allgemeine Organisationsaufgaben übernehmen, die Telefonzentrale betreuen, die Post bearbeiten und das allgemeine E-Mail-Postfach verwalten. Zudem sind Sie für das Facility Management verantwortlich, indem Sie als Ansprechpartner für externe Dienstleister und Handwerker fungieren, Wartungsverträge überwachen und die Schnittstelle zur Hausverwaltung bilden. Im Officemanagement bereiten Sie Meetingräume vor und sorgen für Ordnung im Büro. Darüber hinaus organisieren Sie Dienstreisen, einschließlich Hotelbuchungen und Abrechnungen, und verwalten die Poolfahrzeuge. Sie unterstützen den Vertrieb durch die Bearbeitung von Rechnungen und das Vertragsmanagement. Das Unternehmen bietet Ihnen ein dynamisches Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und viel Freiraum für eigene Entscheidungen. Regelmäßige Feedbackgespräche und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten fördern Ihre persönliche und berufliche Entwicklung.

Der ideale Kandidat hat eine Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung erfolgreich abgeschlossen oder verfügt über mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen Umfeld. Sie sind ein Organisationstalent mit Einfühlungsvermögen und einem starken Dienstleistungsgedanken. Eine positive Ausstrahlung, Zuvorkommenheit und Empathie zeichnen Sie aus. Auch in stressigen Situationen behalten Sie die Übersicht und Ruhe. Selbstständiges Arbeiten, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und hohe Eigenmotivation sind für Sie selbstverständlich. Der Umgang mit den gängigen MS-Office365-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, MS-Teams) ist Ihnen vertraut, und Ihre Englischkenntnisse sind gut, da Sie auch mit englischsprachigen Kollegen kommunizieren werden.